Legacy software vervangen: de complete gids voor ondernemers die vastlopen op verouderde systemen

Je kent het verhaal. Software die al jaren draait, ooit gebouwd door een developer die inmiddels ergens anders werkt. Of een platform dat je vijf jaar geleden hebt gekozen omdat het toen de beste optie leek. Het systeem doet (meestal) wat het moet doen maar elke aanpassing voelt als een operatie. En ergens weet je: dit houdt een keer op.

Dit artikel is voor ondernemers en managers die met die situatie worstelen. Die merken dat hun software een rem zet op groei, maar niet precies weten hoe ze het moeten aanpakken. We behandelen alles: van het herkennen van het probleem tot het maken van de juiste keuze, van kostenoverwegingen tot praktische uitvoering.

De situatie die niemand wil maar velen herkennen

Legacy software ontstaat niet van de ene op de andere dag. Het sluipt erin. Je laat een applicatie bouwen voor je bedrijf, het werkt goed, en jaren gaan voorbij. Ondertussen verandert de technologie, veranderen je processen, en groeit je organisatie. Maar de software blijft min of meer hetzelfde.

Het probleem is zelden dat niemand meer weet hoe het systeem werkt. Meestal zit die kennis wel érgens: bij die ene medewerker die er al vanaf het begin bij is, of bij de technische partner die het ooit heeft gebouwd. Maar dat is precies het probleem: de kennis is geconcentreerd bij één persoon of partij. En dat maakt je kwetsbaar.

Herken je deze signalen?

• De oorspronkelijke developer of partner is nog bereikbaar, maar reageert steeds trager of rekent steeds hogere tarieven. Of erger: ze zijn helemaal niet meer beschikbaar, en je hebt geen idee wie het zou kunnen overnemen.
• Updates worden uitgesteld omdat “het te risicovol is”. Elke kleine aanpassing voelt als Russisch roulette. Je weet nooit zeker of je iets kapotmaakt.
• Nieuwe medewerkers hebben weken nodig om het systeem te begrijpen. Er is geen documentatie, of de documentatie die er is klopt niet meer met de werkelijkheid.
• Integraties met andere tools vereisen handmatige workarounds. Je exporteert data naar Excel, bewerkt het, en importeert het weer. Elke week opnieuw.
• Je betaalt steeds meer voor een platform dat steeds minder doet wat je nodig hebt. Licentiekosten stijgen, maar de functionaliteit blijft achter bij wat je eigenlijk wilt.
• De leverancier dicteert de voorwaarden, niet jij. Je bent afhankelijk geworden van één partij, en die partij weet dat.

Als je jezelf in meerdere van deze punten herkent, ben je niet alleen. Dit is de realiteit voor duizenden bedrijven. De vraag is niet óf je hier iets mee moet, maar wanneer. En hoe.

Waarom 2025 het kantelpunt is

Er is een reden waarom dit artikel nu verschijnt en niet vijf jaar geleden. De technologische en economische context is fundamenteel veranderd, en die verandering maakt actie zowel urgenter als aantrekkelijker.

De AI-revolutie vraagt om moderne fundamenten

AI-tools zijn geen toekomstmuziek meer. Ze zijn nu beschikbaar, betaalbaar, en praktisch inzetbaar voor vrijwel elk bedrijf. Denk aan automatische documentverwerking, slimme chatbots voor klantenservice, voorspellende analyses voor onderhoud of voorraad, of AI-assistenten die medewerkers ondersteunen bij hun dagelijkse werk.

Maar hier zit het probleem: je kunt geen AI inpluggen in een systeem uit 2010. Moderne AI-tools verwachten moderne interfaces: API’s, gestructureerde data, flexibele architectuur. Als je fundament verouderd is, kun je niet profiteren van wat er nu mogelijk is.

Dit gaat niet alleen over de toekomst. Het gaat over wat je concurrenten vandaag al doen. Bedrijven die wél moderne systemen hebben, automatiseren nu hun processen en verlagen hun kosten. Elk jaar dat je wacht, groeit die kloof.

AI maakt doorontwikkeling drastisch goedkoper

Hier wordt het interessant. Dezelfde AI-revolutie die moderne systemen vereist, maakt het ook goedkoper om die moderne systemen te bouwen.

Tools zoals Cursor, Claude Code en vele andere hebben softwareontwikkeling fundamenteel veranderd. Wat vroeger weken kostte, kan nu in dagen. Code schrijven, debuggen, testen, documenteren – AI versnelt elke stap van het proces.

Dit heeft directe gevolgen voor de business case na een migratie. Alles kan sneller:

• Lagere ontwikkelkosten: Dezelfde functionaliteit bouwen kost minder uren dan drie jaar geleden. Een migratie die toen €50.000 zou kosten, kan nu voor de helft of minder.
• Snellere doorlooptijd: Projecten die voorheen zes maanden duurden, kunnen nu in drie maanden worden opgeleverd. Dat betekent sneller resultaat en minder risico.
• Betere kwaliteit: AI-tools helpen bij het schrijven van tests, het vinden van bugs, en het documenteren van code. Het eindresultaat is vaak beter dan wat handmatig haalbaar was.

Met andere woorden: de vraag is niet alleen “moet ik mijn legacy software vervangen?” maar ook “is er een beter moment dan nu?” Het antwoord op die tweede vraag is waarschijnlijk nee.

De migratie zelf is goedkoper geworden

Dit punt verdient extra aandacht. AI-tools zijn niet alleen nuttig voor het bouwen van nieuwe software, ze zijn ook bijzonder effectief bij het migreren van bestaande systemen.

• Code-analyse: AI kan bestaande codebases analyseren en documenteren, ook als de oorspronkelijke documentatie ontbreekt. Binnen uren heb je een overzicht van wat het systeem doet en hoe het in elkaar zit.
• Conversie: AI kan code van de ene taal of framework naar de andere vertalen. Niet perfect, maar als startpunt scheelt het enorm veel tijd.
• Testing: AI kan testscenario’s genereren op basis van bestaande functionaliteit. Dit maakt het makkelijker om te verifiëren dat het nieuwe systeem hetzelfde doet als het oude.
• Datamapping: AI kan helpen bij het begrijpen en transformeren van datastructuren, een van de meest tijdrovende aspecten van elke migratie.

De praktische betekenis: een migratie die vijf jaar geleden economisch niet haalbaar was, kan nu wél uit. De drempel is lager dan ooit.

De verborgen kosten van wachten

Tegelijkertijd worden de kosten van niets doen steeds hoger.

• Security-risico’s: Oude systemen krijgen vaak geen updates meer. Kwetsbaarheden stapelen zich op. Risico’s voor een security-incident worden steeds hoger. En de kosten daarvan kunnen verwoestend zijn.
• Talent-probleem: Veel developers willen niet werken met verouderde technologie. Ze willen hun vaardigheden ontwikkelen, werken met moderne tools, bouwen aan iets waar ze trots op kunnen zijn. Een legacy codebase is voor hen vaak een dealbreaker. En dat maakt het lastig om personeel te vinden voor je software development.
• Escalerende onderhoudskosten: Hoe ouder het systeem, hoe duurder elke aanpassing. Je betaalt steeds meer voor steeds minder resultaat.
• Opportuniteitskosten: Elke maand dat je wacht is een maand dat je niet kunt wat je concurrenten wel kunnen. Nieuwe producten lanceren, processen automatiseren, klanten beter bedienen; het blijft liggen.

Vendor lock-in wordt steeds pijnlijker

Voor bedrijven die werken met platforms als Mendix, OutSystems, Salesforce of vergelijkbare diensten is er nog een extra dimensie: de toenemende druk van vendor lock-in.

• Licentiekosten die jaar na jaar stijgen: Het begon met een aantrekkelijk instaptarief. Inmiddels is het een van je grootste kostenposten.
• Functionaliteit die verdwijnt of alleen beschikbaar is in duurdere tiers: Features die je nodig hebt worden plotseling “premium”. Tegen premium prijzen.
• Afhankelijkheid van één partij die jouw roadmap bepaalt: Je kunt alleen wat zij toestaan, wanneer zij het toestaan, tegen de prijs die zij bepalen.
• Het verschil tussen software huren en software bezitten: Bij een SaaS-platform bouw je op gehuurde grond. Bij open-source technologie bouw je op eigen terrein.

Hoe langer je wacht, hoe dieper de lock-in en hoe pijnlijker de eventuele exit.

Zelf-assessment: hoe urgent is jouw situatie?

Voordat je beslissingen neemt, is het nuttig om je eigen situatie systematisch in kaart te brengen. De volgende vragen helpen je te bepalen hoe urgent actie is.

Technische gezondheid

• Is de broncode beschikbaar en gedocumenteerd? Als je geen toegang hebt tot de broncode, of als niemand weet wat de code doet, ben je volledig afhankelijk van je huidige leverancier. Dat is een kwetsbare positie.
• Is er een test-omgeving waar je veilig kunt experimenteren? Zonder testomgeving is elke wijziging een risico. Je kunt niet verifiëren of iets werkt voordat je het in productie zet.
• Worden security-updates regelmatig toegepast? Oude software zonder updates is een tikkende tijdbom. Vraag je af: wanneer is het systeem voor het laatst bijgewerkt?
• Kan het systeem gekoppeld worden aan moderne tools via API’s? Moderne bedrijfsvoering vereist integraties. Als je systeem niet kan praten met andere systemen, ben je beperkt in wat je kunt automatiseren.
• Is de performance acceptabel, ook bij groei? Een systeem dat nu net aan voldoet, kan over twee jaar een bottleneck zijn. Denk vooruit.
• Kan er doorontwikkeld worden met moderne AI-tools? Tools zoals Cursor en Claude Code kunnen enorm versnellen, maar alleen als de codebase ze ondersteunt. Vraag je technische partner: is de code compatibel met moderne development-workflows?

Organisatorische situatie

• Is er interne kennis over hoe het systeem werkt? Als alle kennis bij één persoon zit, heb je een single point of failure. Wat gebeurt er als die persoon vertrekt?
• Is de oorspronkelijke ontwikkelaar of leverancier nog beschikbaar? En zo ja, tegen welke voorwaarden? Zijn er alternatieven als die relatie eindigt?
• Kunnen nieuwe medewerkers binnen een week productief werken met het systeem? Lange onboarding-trajecten zijn een signaal dat het systeem te complex of te slecht gedocumenteerd is.
• Is het werk makkelijk bij een andere medewerker of technische partner neer te leggen? Als het antwoord nee is, ben je gegijzeld door je huidige situatie.
• Heb je controle over de roadmap en prioriteiten? Of bepaalt je leverancier wat er wanneer gebeurt?

Financiële situatie

• Hoe hoog zijn je licentiekosten? Reken het uit op jaarbasis. Veel bedrijven schrikken als ze dit daadwerkelijk optellen. Bij hoge licentiekosten wordt de business case voor migratie naar open-source technologie steeds sterker.
• Wat kost ontwikkeling, hosting en onderhoud per jaar? Tel alle uren, alle facturen, alle indirecte kosten. Dit is je baseline.
• Zijn de kosten voorspelbaar? Of krijg je regelmatig verrassingen?
• Hoeveel zou je besparen met lagere licentiekosten en efficiëntere ontwikkeling? Dit is het startpunt voor je ROI-berekening.

Wat zegt je score?

Voornamelijk positieve antwoorden: Je systeem is relatief gezond. Mogelijk is gericht onderhoud voldoende.

Gemengd beeld: Er zijn serieuze aandachtspunten. Een grondige analyse en een plan zijn verstandig.

Voornamelijk negatieve antwoorden: Actie is urgent. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker en duurder het wordt.

De fundamentele keuze: repareren, moderniseren of vervangen?

Je hebt je situatie in kaart gebracht. Nu komt de vraag: wat ga je doen? Er zijn drie fundamentele opties, elk met eigen voor- en nadelen.

Optie A: Onderhouden en verbeteren

Wat het inhoudt: Je behoudt het huidige systeem maar pakt de grootste pijnpunten aan. Documentatie op orde brengen, kritieke bugs fixen, performance optimaliseren, security-updates doorvoeren.

Wanneer dit werkt:

• Het systeem is fundamenteel gezond, alleen verwaarloosd
• De technologie is nog relevant en ondersteund
• De problemen zijn specifiek en afgebakend
• Het budget voor een volledige vervanging is er niet

Voordelen:

• Laagste initiële investering
• Geen disruptie van de business
• Snelle, zichtbare resultaten

Risico’s:

• Kan een valkuil zijn als de fundamenten slecht zijn
• Je lost symptomen op, niet de oorzaak
• Op termijn ben je misschien meer kwijt met deze aanpak dan een grondige herziening

Geschatte investering: Enkele duizenden tot tienduizenden euro’s, afhankelijk van de scope.

Tijdlijn: Weken tot maanden, doorlopend.

Optie B: Geleidelijk moderniseren

Wat het inhoudt: Je vervangt het systeem stuk voor stuk. Nieuwe functionaliteit bouw je in moderne technologie. Oude delen vervang je geleidelijk. Dit wordt ook wel het “Strangler Fig Pattern” genoemd, naar de wurgvijg die langzaam een boom overneemt.

Wanneer dit werkt:

• De kernfunctionaliteit is waardevol en moet behouden blijven
• Een volledige vervanging in één keer is te risicovol of te duur
• Je wilt de transitie spreiden over langere tijd
• Het systeem is modulair genoeg om delen te isoleren

Voordelen:

• Risicospreiding: je vervangt stukje voor stukje
• Business continuïteit: het oude systeem blijft draaien tijdens de transitie
• Leercurve: je kunt bijsturen op basis van ervaring

Risico’s:

• Kan lang duren als er geen strakke discipline is
• Je onderhoudt tijdelijk twee systemen tegelijk
• Complexiteit van de integratie tussen oud en nieuw

Geschatte investering: €20.000 – €100.000+, gespreid over tijd.

Tijdlijn: 6 maanden tot meerdere jaren, afhankelijk van scope.

Optie C: Volledige vervanging

Wat het inhoudt: Je bouwt een nieuw systeem (of implementeert een standaardoplossing), migreert de data, en schakelt over. Het oude systeem gaat uit.

Wanneer dit werkt:

• Het huidige systeem is een blok aan je been
• De technische schuld is te groot om weg te werken
• Je hebt de kans om processen opnieuw te ontwerpen
• De licentiekosten van het huidige platform maken vervanging economisch aantrekkelijk

Voordelen:

• Schone lei: geen legacy-bagage
• Moderne architectuur: klaar voor de toekomst
• Vaak de meest kostenefficiënte optie op langere termijn
• Kans om te vereenvoudigen en te optimaliseren

Risico’s:

• Hogere initiële investering
• Migratieperiode vraagt focus en aandacht
• Risico dat je 1-op-1 herbouwt zonder kritisch te kijken

Geschatte investering: €20.000 – €100.000+

Tijdlijn: 3-12 maanden, afhankelijk van complexiteit.

Het beslisframework: een kosten-gedreven aanpak

De keuze tussen deze opties is uiteindelijk een business decision. Emotie en gewenning spelen vaak mee (“we zijn gewend aan dit systeem”), maar de beslissing moet gebaseerd zijn op feiten.

Stap 1: Breng je huidige kosten in kaart

Tel alles op wat je huidige situatie kost:

• Licentiekosten per jaar
• Ontwikkeling en onderhoud (uren × tarief)
• Serverkosten en hosting
• Tijd van medewerkers die workarounds uitvoeren
• Gemiste kansen door beperkingen van het systeem

Dit is je baseline.

Stap 2: Schat de kosten van elke optie

Voor elke optie (onderhouden, moderniseren, vervangen):

• Initiële investering
• Doorlopende kosten per jaar na implementatie
• Tijdlijn tot realisatie

Stap 3: Bereken de ROI

Voor moderniseren en vervangen:

• Hoeveel bespaar je per jaar ten opzichte van de huidige situatie?
• Binnen hoeveel jaar heb je de investering terugverdiend?
• Wat is de waarde van mogelijkheden die je nu niet hebt?

Stap 4: Weeg de risico’s

• Wat is het risico van niets doen?
• Wat is het risico van elke optie?
• Wat kun je je veroorloven als het misgaat?

De beslisregels:

Kies voor onderhouden als: de technologie nog relevant is, de problemen specifiek zijn, en de kosten van vervanging niet opwegen tegen de baten.

Kies voor geleidelijk moderniseren als: het systeem te groot of te kritiek is voor een big bang, maar de technische schuld te hoog is voor alleen onderhoud.

Kies voor volledige vervanging als: de huidige licentiekosten hoog zijn, de technologie verouderd is, en je de kans wilt pakken om te vereenvoudigen. Zeker als de ROI binnen 2-3 jaar positief is.

De migratie in de praktijk: hoe zorg je dat het goed gaat?

Je hebt besloten: je gaat moderniseren of vervangen. Nu komt de uitvoering. Dit is waar veel projecten mislukken. Niet door slechte technologie, maar door slechte voorbereiding en uitvoering.

Voorbereiding: het fundament leggen

Inventarisatie: wat doet het huidige systeem precies?

Dit klinkt als een simpele vraag, maar het antwoord is vaak verrassend complex. Systemen groeien organisch. Functionaliteit wordt toegevoegd, aangepast, vergeten. Vaak weet niemand meer precies wat het systeem allemaal doet.

Neem de tijd om dit grondig uit te zoeken. Praat met gebruikers. Loop processen door. Documenteer alles. Dit is geen verspilde tijd: het is essentieel voor een succesvolle migratie.

Prioritering: wat is essentieel, wat is nice-to-have, wat kan weg?

Niet alles wat het oude systeem doet, hoeft mee naar het nieuwe. Dit is het moment om kritisch te zijn:

• Welke functionaliteit wordt dagelijks gebruikt?
• Welke functionaliteit is ooit gebouwd maar nooit echt geadopteerd?
• Welke processen kun je vereenvoudigen of elimineren?

Een migratie is een kans om te snoeien. Grijp die kans.

Datakwaliteit: wat moet mee, wat kan opgeschoond worden?

Data migreren is een van de meest onderschatte aspecten van elk project. Oude systemen bevatten vaak jaren aan data, inclusief duplicaten, fouten, en informatie die niemand meer nodig heeft.

Bepaal vooraf:

• Welke data is essentieel voor de business?
• Hoever terug moet je gaan?
• Wat zijn de kwaliteitseisen?
• Wie valideert dat de migratie correct is uitgevoerd?

Migratiestrategie kiezen

Big bang vs. gefaseerd

Big bang: Op een bepaald moment schakel je over van oud naar nieuw. Iedereen tegelijk.

Voordelen: Duidelijk eindpunt, geen dubbel onderhoud. Nadelen: Hoog risico, alles moet in één keer goed gaan.

Gefaseerd: Je rolt het nieuwe systeem stap voor stap uit. Per afdeling, per functionaliteit, of per locatie.

Voordelen: Risicospreiding, mogelijkheid om bij te sturen. Nadelen: Langere doorlooptijd, tijdelijk twee systemen.

Parallel draaien

Een veelgebruikte aanpak: het oude en nieuwe systeem draaien een periode naast elkaar. Transacties worden in beide systemen verwerkt. Resultaten worden vergeleken.

Dit kost extra effort, maar geeft zekerheid. Je weet dat het nieuwe systeem correct werkt voordat je het oude uitschakelt.

Feature flags

Moderne ontwikkelpraktijk: nieuwe functionaliteit wordt gebouwd maar “uit” gezet. Met een simpele configuratie kun je features aan- en uitzetten, voor alle gebruikers of voor specifieke groepen.

Dit maakt het mogelijk om geleidelijk uit te rollen en snel terug te schakelen als er problemen zijn.

Risico’s beheersen

Rollback-plan: wat als het misgaat?

Elk migratieproject moet een rollback-plan hebben. Wat doe je als het nieuwe systeem niet werkt? Hoe snel kun je terug naar de oude situatie? Is de data dan nog consistent?

Dit hoeft niet uitgebreid te zijn, maar het moet er zijn. En het moet getest zijn.

Testomgeving: nooit rechtstreeks naar productie

Dit klinkt vanzelfsprekend, maar je zou versteld staan hoe vaak het misgaat. Zorg voor een testomgeving die zo dicht mogelijk bij productie ligt. Test daar uitgebreid voordat je live gaat.

Monitoring: hoe weet je of het nieuwe systeem goed werkt?

Na de livegang moet je nauwlettend volgen hoe het systeem presteert. Definieer vooraf wat je wilt meten:

• Performance (responstijden, doorvoer)
• Fouten en exceptions
• Gebruikerstevredenheid
• Business metrics (orders, transacties, etc.)

Veelgemaakte fouten

1. 1-op-1 herbouwen zonder kritisch te kijken. De verleiding is groot om het oude systeem exact na te bouwen in nieuwe technologie. Maar dan bouw je ook alle slechte keuzes opnieuw. Een migratie is het moment om te vragen: waarom doen we dit zo? Is er een betere manier?
2. De business niet betrekken. Te vaak wordt een migratie gezien als een IT-project. Maar de business moet eigenaar zijn. Zij weten wat ze nodig hebben. Zij moeten het resultaat accepteren. Betrek eindgebruikers vroeg en vaak. Laat ze testen. Vraag feedback. Pas aan.
3. Te weinig tijd voor testing en training. In de planning wordt testing en training vaak als eerste geschrapt als de deadline in zicht komt. Dat is niet slim. Een systeem dat technisch perfect werkt maar dat niemand kan gebruiken, is waardeloos.
4. Geen duidelijke “definition of done”. Wanneer is het project klaar? Wat moet er minimaal werken? Wat zijn acceptatiecriteria? Definieer dit vooraf en in overleg met alle stakeholders. Voorkom eindeloze discussies achteraf.

De menselijke kant: teams meenemen en stakeholders overtuigen

Technologie is het makkelijke deel. Mensen zijn moeilijker. Een migratie slaagt of faalt vaak op de menselijke factor.

Weerstand begrijpen

Mensen zijn gehecht aan wat ze kennen, ook als het niet perfect is. Het oude systeem mag dan traag en onhandig zijn, ze weten hoe het werkt. Ze hebben hun workarounds. Ze voelen zich competent.

Een nieuw systeem bedreigt dat gevoel van competentie. Plotseling weten ze niet meer hoe dingen werken. Ze moeten opnieuw leren en dat is oncomfortabel.

Deze weerstand is niet irrationeel. Het is menselijk. Erken het, neem het serieus, en adresseer het proactief.

Het team meenemen

Vroeg betrekken: input vragen, niet alleen informeren

Mensen accepteren verandering beter als ze er invloed op hebben. Betrek eindgebruikers vanaf het begin. Vraag wat ze nodig hebben. Wat frustreert hen aan het huidige systeem? Wat moet absoluut behouden blijven?

De “waarom” uitleggen: wat levert het hén op?

Mensen willen weten wat er voor hen in zit. Niet wat het bedrijf eraan heeft, maar wat zíj eraan hebben. Minder handmatig werk? Snellere processen? Minder frustratie?

Maak het concreet en persoonlijk.

Training serieus nemen: budget en tijd reserveren

Training is geen afterthought. Het is een essentieel onderdeel van het project. Reserveer budget. Reserveer tijd in de agenda van medewerkers. Maak het makkelijk om te leren.

Kampioenen identificeren

In elk team zijn er early adopters: mensen die openstaan voor verandering en nieuwe dingen willen uitproberen. Identificeer deze mensen. Betrek ze intensief. Laat hen anderen helpen en enthousiasmeren.

Stakeholder buy-in krijgen

Als je niet de eindbeslisser bent, moet je anderen overtuigen. Dat vraagt om de juiste argumenten voor de juiste persoon.

Spreek de taal van de directie

Directeuren en eigenaren denken in ROI, risico’s, en concurrentiepositie. Kom niet met technisch jargon, maar met business impact:

• “We besparen €X per jaar aan licentiekosten”
• “We verkorten de doorlooptijd van Y met Z%”
• “We elimineren het risico van vendor lock-in”

Gebruik concrete scenario’s

Abstract blijft vaag. Maak het concreet:

• “Als we niets doen en de huidige leverancier stopt ermee, staan we stil”
• “Met het nieuwe systeem kunnen we in twee dagen wat nu twee weken kost”

Stel fasering voor

Een grote investering in één keer is eng. Een gefaseerde aanpak met meetbare mijlpalen is minder eng. Bied de mogelijkheid om te starten met een beperkte scope en uit te breiden op basis van resultaten.

Gebruik referenties

Wat hebben vergelijkbare bedrijven gedaan? Wat waren hun resultaten? Concrete voorbeelden uit de praktijk zijn overtuigender dan theoretische argumenten.

Kosten, tijdlijnen en ROI: eerlijke verwachtingen

Laten we concreet worden. Wat kost dit, hoe lang duurt het, en wat levert het op?

Investeringsbandbreedtes

Deze cijfers zijn indicatief en afhankelijk van complexiteit, maar geven een realistisch beeld:

Onderhoud en gerichte verbeteringen: €2.000 – €20.000 Voor specifieke fixes, documentatie, security-updates, en performance-optimalisatie.

MVP of eerste werkende versie: €5.000 – €20.000 Een functioneel systeem met de kernfunctionaliteit. Goed als startpunt of proof of concept.

Complete migratie of nieuwe applicatie: €20.000 – €100.000 Een volledig systeem dat het oude vervangt, inclusief datmigratie en integraties.

Enterprise-schaal of complexe systemen: €100.000+ Grote organisaties, complexe processen, veel integraties, hoge eisen aan security en compliance.

Tijdlijnen

Assessment en plan: 1-2 weken Analyse van de huidige situatie, in kaart brengen van opties, opstellen van een plan.

MVP: 4-8 weken Een eerste werkende versie waarmee je kunt testen of de aanpak werkt.

Volledige migratie: 3-12 maanden Afhankelijk van complexiteit, scope, en beschikbaarheid van resources.

ROI berekenen

De return on investment van een migratie komt uit verschillende bronnen:

Directe besparingen:

• Lagere licentiekosten (wanneer je nu betaalt voor een platform)
• Minder uren voor onderhoud en workarounds
• Lagere serverkosten door efficiëntere architectuur

Indirecte besparingen:

• Minder storingen en downtime
• Sneller nieuwe medewerkers inwerken
• Minder fouten door automatisering

Groeipotentieel:

• Nieuwe mogelijkheden die nu niet haalbaar zijn
• Sneller kunnen inspelen op marktontwikkelingen
• Concurrentievoordeel door betere technologie

Terugverdientijd berekenen:

1. Tel je huidige jaarlijkse kosten op (baseline)
2. Schat je kosten na de migratie
3. Het verschil is je jaarlijkse besparing
4. Deel de investeringskosten door de jaarlijkse besparing

Voorbeeld: Als je €40.000 investeert en €20.000 per jaar bespaart, heb je een terugverdientijd van 2 jaar. Alles daarna is winst.

Wat beïnvloedt de prijs?

• Complexiteit van het huidige systeem: Meer functionaliteit = meer werk.
• Kwaliteit van bestaande documentatie en data: Goede documentatie en schone data besparen enorm veel tijd.
• Integraties met andere systemen: Elke koppeling is extra werk en risico.
• Specifieke eisen: Compliance, security, schaalbaarheid, en andere niet-functionele eisen verhogen de complexiteit.
• Betrokkenheid van de opdrachtgever: Projecten waar de opdrachtgever actief betrokken is, verlopen sneller en soepeler.

De juiste partner kiezen

Of je nu met een freelancer, een bureau, of een intere team werkt – de keuze van partner is cruciaal. Hier zijn vragen die je moet stellen, en rode vlaggen waar je op moet letten.

Vragen over aanpak

“Hoe zorgen jullie dat mijn business blijft draaien tijdens de migratie?”

Een goede partner heeft hier een duidelijk antwoord op. Ze snappen dat jouw bedrijf niet kan stoppen terwijl zij bouwen.

“Wat is jullie ervaring met vergelijkbare projecten?”

Vraag om concrete voorbeelden. Praat eventueel met referenties.

“Hoe gaan jullie om met scope-wijzigingen?”

Scope wijzigt altijd. Hoe wordt dat gemanaged? Hoe worden extra kosten gecommuniceerd?

Vragen over eigenaarschap

“Wie is eigenaar van de broncode na oplevering?”

Het antwoord moet zijn: jij. Altijd. Zonder uitzonderingen.

“Kan ik later overstappen naar een andere partij?”

Geen lock-in. Je moet vrij zijn om te kiezen met wie je werkt.

“Welke open standaarden gebruiken jullie?”

Technologie van anderen creëert afhankelijkheid. Open standaarden geven vrijheid.

Vragen over nazorg

“Wat gebeurt er na oplevering?”

Software is als een tuin: het is nooit echt af. Hoe ziet onderhoud eruit? Wat zijn de kosten?

“Hoe ziet support eruit?”

Wat als er iets kapotgaat? Hoe snel is er hulp? Wat zijn de service levels?

“Wat als jullie als bedrijf stoppen?”

Heb je toegang tot de broncode? Is er documentatie? Kun je verder zonder hen?

Red flags

Geen duidelijke antwoorden op bovenstaande vragen: Als een partner vaag blijft, is dat een waarschuwing.

Pushen van één specifieke technologie zonder alternatieven te bespreken: Een goede partner adviseert wat het beste is voor jouw situatie, niet wat het beste is voor hen.

Onrealistische beloftes over tijd of budget: Als het te mooi klinkt om waar te zijn, is het dat waarschijnlijk ook.

Geen referenties of portfolio: Ervaring moet aantoonbaar zijn.

Focus op features, niet op problemen: De vraag is niet wat ze kunnen bouwen, maar welk probleem ze oplossen.

Van vastlopen naar vooruit

Legacy software is geen schande. Het betekent dat je bedrijf al lang genoeg bestaat om legacy te hebben. Dat is een prestatie.

Maar het hoeft geen blok aan je been te blijven.

De technologische en economische context is gunstiger dan ooit voor modernisering. AI maakt zowel de migratie als de toekomstige ontwikkeling goedkoper en sneller. De tools zijn er. De aanpakken zijn bewezen. De risico’s zijn beheersbaar.

Wat nodig is, is de beslissing om te handelen.

Dat betekent niet overhaast te werk gaan. Het betekent wel: je situatie eerlijk analyseren, de opties afwegen, een plan maken, en uitvoeren.

De beste tijd om te moderniseren was vijf jaar geleden. De op één na beste tijd is nu.

---

Volgende stap?

Wil je vrijblijvend sparren over jouw situatie? Plan een gratis kennismakingsgesprek van 30 minuten. We analyseren samen waar je staat, wat de opties zijn, en wat een logische volgende stap zou zijn. Geen verplichtingen, wel concrete inzichten.

Plan een gesprek